常常忙了一整天,待辦事項還是做不完,看了很多提升效率、時間管理的書籍,或是下載待辦清單 APP 想規劃進度,甚至還學唐鳳使用番茄鐘工作法……各種方式都嘗試過了,愈努力卻愈焦慮,常自問還有哪裡做得不夠,為什麼老是在瞎忙?

或許,你只是求好心切,隱性的完美主義心態讓你總是想要做到最好,卻不知不覺中陷入行為盲區。你真正需要的,可能只是學著停下腳步休息 10 分鐘。

人不可能永遠保持巔峰,對於需要高度創意產出和高效率協作的 Fourdesire 團隊來說,也有生產力下降的那些時刻。我們訪談了團隊成員,並總結出 4 個擺脫無效率工作的小心法,和我們一起擺脫瞎忙吧!

一、區分「 8:2 = 全神貫注:可被打擾」時段

從團隊做的內部調查中,我們發現大家最常分心回覆主管、客戶及同事的訊息。想必這也是許多人的日常,容易打斷思緒又不得不做怎麼辦?

建議可以區分出「全心專注」及「可接受打擾」的時段,一天空出 20% 左右的工作時間分心處理不是太緊急的瑣事,像是回訊息、Email 等,有助於其他 80% 時間心無旁騖完成重要任務!區分後,也可以把自己的時段規劃告訴同事,幫助自己創造全神貫注的空間。

我們的玩心辦公室設置「獨立工作區」(Indie area),更獨立安靜。也有夥伴不坐椅子,借助「腳酸」的感受,成為高度專注的驅動力,只要碰上需要思考的工作就會默默移動過去。

Fourdesire-玩心辦公室-單人空間

如何進入全神貫注的狀態?用簡單的方式幫自己打造「儀式感」吧!團隊有人會使用香氛來提醒大腦該專心工作,而工程師 R 則是分享自己會聽特定音樂,讓自己沈浸在心流狀態中,找到你的專屬儀式,也有助切換模式。

Fourdesire 工程師 R :

節奏很重無人聲的音樂會感覺到自己被包覆到另外一個空間,只能做好眼前的事情,很快就能進入心流。

你可以試試看:

  1. 將自己一天的時間分段,可以利用行事曆、蕃茄鐘來做規劃及提醒。
  2. 告訴同事自己要進入專注時段,降低干擾。
  3. 善用儀式感,例如香氛或特定音樂幫助自己專注。

二、才不是薪水小偷!認真偷閒 10 分鐘

「靈感枯竭」絕對是讓創意工作者生產力跌到谷底的大魔王!此時千萬不要硬著頭皮苦思,讓自己小小偷懶一下吧!

北卡羅來納州立大學心理學科學家一份研究報告(Tired at the office? Take a quick break; your work will benefit)指出,工作中不超過 10 分鐘的「微休息」有助於管理一整天的能量資源,更能有效率完成工作!

以我們的經驗來說,最有效的方式就是離開令人腸思枯竭的電腦,起身散步去買杯飲料、到茶水間沖杯咖啡、蹲廁所、整理書桌,都可以加速恢復大腦彈性!如何適度「偷懶」恢復生產力,有賴於對自身狀態的覺察。足夠了解自己,才能將看似負面的罪惡感轉化為更強的工作動力。

Fourdesire 社群經理 S 分享,當生產力低落時出門買杯咖啡,是他轉換工作狀態的儀式。而且他發現買咖啡帶來的小小罪惡感,能驅策接下來工作更專注!

Fourdesire 社群經理 S :

累積「必要」的罪惡感對我的工作效率來說有很大的提升。

你可以試試看:

  1. 靈感枯竭或心神不寧時,去做點與工作無關的事,幫助「重置」心智。
  2. 規劃工作和休息時間,強迫自己起身不要黏在椅子上。

三、想提升生產力?讓身體動!起!來!

休息時間除了買咖啡、騷擾同事,還可以用來做伸展!久坐會降低心智的敏銳度,想拯救低落的生產力,最有效的就是離開令人昏昏欲睡的椅子起身活動筋骨,幫助你的身體產生腦源性神經營養因子(BDNF)與神經生長因子(NGF)兩種助於活化大腦機能的蛋白質。

如果你看到這裡發現「啊!我也坐很久了!」,不妨找個適合伸展的空間,跟著 Walkr 外星教練一起動一動,用 7 分鐘喚醒你的身體和大腦吧!

7-Minute Workout with Walkr  | Timer & Music | Alien Coac

你可以試試看:

  1. 善用待辦事項 APP 如《記事探險》,幫自己規劃在工作中要起身伸展次數,並訂時間提醒自己,特別是下午最容易精神渙散的時間。
To-Do Adventure
  1. 運用辦公室茶水間或方便身體伸展的地方,找個 Youtube 影片跟著動一動。
  2. 揪同事一起執行,更容易達成!

四、面對低落狀態,梳理內在釐清盲點

面對瞬息萬變的工作,我們也會有無力感、心情低落的感受。這時候 Fourdesire 人資 R 會透過書寫的方式,記錄當下的心情。

Fourdesire 人資 R :

正面對決低落狀態,像是嘗試把當下的感受和思緒透過打字或手寫記錄下來,邊寫邊梳理及抒發。

書寫,意味著強迫自己慢下來,重新整理內在的混亂,並且用邏輯的方式表達出來。有助於發現卡關的盲點、釐清混亂生活背後的原因,調整成更適合現階段的生活及工作模式。也許你會慢慢發現,不一定要每件事都這麼努力,反而生活變得更容易了!


你可以試試看:

  1. 出現無力感或心情低落是正常的,別苛責自己或急著要求回復。
  2. 用自己慣用的筆記本或是記事工具,紀錄當下的感受,也可以找夥伴、友人傾訴。
Fourdesire brainstorming

待辦事項不僅是工作項目條列,其實更像你的生活速寫。常覺得清單做不完,很可能是我們不夠了解自己的狀態,也不了解每件事的輕重緩急。我們提供的 4 個小方法,其實都是在幫助大家更深入觀察自己,找出最適合的節奏一步步完成「做得到的待辦清單」!


References:

  1. Tired at the office? Take a quick break; your work will benefit
  2. Overloaded Circuits: Why Smart People Underperform

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